Kecamatan Sokobanah

DIGISOS

Berdasar pada susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja di Kecamatan Sokobanah Kabupaten Sampang, ada permasalahan yang sering dialami khususnya pada Seksi Pemberdayaan Masyarakat Desa Dan Kesejahteraan Sosial (Sie. PMD Kesos) adalah berkas arsip yang terbengkalai. Ada beberapa berkas yang hilang karena berbagai macam sebab, misalnya: penyimpanan berkas yang tidak rapi, rusak karena dimakan usia dan lain-lain. Kemudian permasalahan berikutnya adalah terjadi penumpukan berkas (kertas), padahal di masa depan penggunaan kertas akan semakin dikurangi (paperless).

Berdasarkan pada hasil analisi AKPL (Aktual, Kekhalayakan, Problematik dan Kelayakan) dan USG (Urgency, Seriousness dan Growth) diketahui bahwa identifikasi masalah yang ada di salah satu Seksi yaitu Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Kesejahteraan Sosial (Sie PMD KESOS) Kecamatan Sokobanah adalah “Dokumen Kependudukan Penerima Bantuan Sosial Tidak Terarsip Dengan Baik”. Dari hasil analisa permasalahan “Dokumen Kependudukan Penerima Bantuan Sosial Tidak Terarsip Dengan Baik” dengan menggunakan metode SWOT, penyebab utama adalah tidak adanya Sumber Daya Manusia (SDM) ASN yang memiliki kemampuan di bidang teknologi informasi (TI) yang memiliki konsep tentang bank dokumen sehingga menyebabkan terbengkalainya dokumen kependudukan penerima bantuan sosial. Maka dari itu munculah gagasan pemecahan masalah berupa “PENINGKATAN TERTIB ADMINITRASI MELALUI DIGITALISASI DOKUMEN KEPENDUDUKAN PENERIMA BANTUAN SOSIAL PADA SEKSI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DAN KESEJAHTERAAN SOSIAL KECAMATAN SOKOBANAH KABUPATEN SAMPANG”.

Ada beberapa program bantuan sosial dari OPD (organisasi perangkat daerah), yaitu Dinas Sosial dan Perlindungan Perempuan dan Anak (DINSOSPPA) dan Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah yang difasilitasi oleh Kantor Kecamatan Sokobanah, diantaranya yaitu: Bantuan Sosial Guru Ngaji dan Marbot Masjid, Bantuan Sosial Anak Yatim Piatu, Safari Ramadhan dan Bantuan Sosial Hewan Qurban. Dari sekian program bantuan sosial tersebut Kantor Kecamatan Sokobanah khususnya Sie PMD KESOS berperan dalam mendukung kelengkapan data penerima, memfasilitasi pembuatan proposal kegiatan dan memfasilitasi pembuatan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ) sehingga Sie PMD KESOS selalu membutuhkan kelengkapan dokumentasi kependudukan seperti fotocopy KTP dan atau Kartu Keluarga (KK).

Dalam hal ini inovasi DIGISOS memberikan kontribusi berupa cara atau metode dan sebuah wadah penyimpanan digital yang bertujuan untuk mempersingkat, mempercepat, meringkas kegiatan arsipasi. Hal yang dilakukan oleh Operator dalam inovasi DIGISOS adalah sebagai berikut :

  1. Membagikan google form kepada Operator Desa untuk mengisi biiodata penerima bantuan sosial. Dilampiri scan foto KTP dan KK (kartu keluarga).
  2. Melakukan collecting data penerima bantuan sosial hasil dari google form ke google spreadsheet.
  3. Menyimpan segala bentuk input dari google spreadsheet ke google drive.
  4. Menampilkan informasi kepada publik sesuai dengan kaidah-kaidah keterbukaan informasi melalui website kecamatan sokobanah.

 

  • Keterbaruan dari inovasi DIGISOS ini adalah diantaranya :
  1. pemanfaatan IT (informasi teknologi) berupa google form dan google spreadsheet serta google drive sebagai media penyimpanan.
  2. keterbukaan informasi kepada masyarakat
  3. proses collecting / pengumpulan berkas kependudukan tidak harus dilakukan di kantor Kecamatan Sokobanah. Dapat dilakukan langsung dari desa melalui perangkat desa dan dilakukan secara daring
  • Tujuan inovasi

Dokumen kependudukan penerima bantuan sosial tersimpan dengan baik sehingga dapat digunakan sewaktu-waktu saat dibutuhkan

  • Manfaat inovasi
  1. Penerima bantuan sosial tidak perlu lagi mengumpulkan dokumen kependudukan secara manual ke kantor Kecamatan Sokobanah
  2. Memangkas jarak dan efisiensi waktu dan biaya dalam hal arsipasi dokumen kependudukan penerima bantuan sosial.
  3. Dokumen kependudukan penerima bansos tersimpan secara digital sehingga mengurangi penggunaan kertas (paperless)
  4. Mengurangi penumpukan berkas dokumen kependudukan di Kantor Kecamatan Sokobanah